Fout
  • Cannot retrive forecast data in module "mod_sp_weather".

Notulen ALV 2016

(concept)NOTULEN Algemene Ledenvergadering ATVD 12 december 2016

1. Opening

Ruud Minnema neemt het woord namens het bestuur en legt de voorgestelde procedure uit. De vergadering voor de pauze zal worden geleid door aftredend voorzitter Joke Bouma om verantwoording af te leggen voor het gevoerde beleid van het afgelopen seizoen. Haar plaats na de pauze wordt ingenomen door Ad Riemslag die de leden zal meenemen in het beleid voor 2017 Na afloop van de vergadering zal het bestuur de ontstane situatie verder bespreken en kijken wat de mogelijkheden zijn. De vergadering gaat akkoord.

De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen welkom.
De presentielijst werd door 59 leden getekend, dat is voldoende om de vergadering rechtsgeldig te laten zijn.

2. Mededelingen
De Vz gaat kort in op de geruchten dat zij aftreedt en licht e.e.a. toe.
Ko Oostenrijk (erelid) spreekt het bestuur toe i.v.m. het aftreden van de Vz. Ko geeft aan dat Joke de beslissing waarschijnlijk iets te snel genomen heeft. Hij vraagt Joke om door te gaan met haar werkzaamheden als Vz in het belang van ATVD. Joke antwoordt dat de deur nog niet definitief dicht zit. Ko vraagt aan de overige bestuursleden of zij willen onderzoeken of verdere samenwerking mogelijk is.
De vergadering gaat akkoord.
Sylvia Sierhuis laat weten te stoppen met de barcommissie als Joke definitief aftreedt.

3. Notulen ALV van 8 december 2014.
In de notulen staat dat het Huishoudelijk Reglement in 2016 zal worden herzien en verspreid. Jeanette Piet waarom dat niet is gedaan.
Richard: het Huishoudelijk Reglement is herzien en bij tot de situatie van 2014. Het reglement moet eigenlijk nog aangepast worden naar de situatie van 2016. Verder is het reglement oké.

4. Ingekomen stukken
- Afmeldingen in willekeurige volgorde: Jan Adriaans, Mieke van den Elzen, Eline Diegenbach, Jolanda Kamies, Annemieke Heijne, Rik Breuker, Linda Vermaat, Carla Schreurs, Stans Visch, Gerda de Boer, Marjan van Rijn, Coe & Marjolein Madem, Adrie Leinwand.
5. Jaarverslag secretaris.
De secretaris geeft aan dat het verslag op de site staat en vraagt de leden of er nog vragen zijn nav het verslag. Er zijn geen vragen.

6. Jaarverslag penningmeester.
De penningmeester licht de begroting kort toe en geeft aan dat er een klein positief saldo is van
€ 510,-. Hij stelt de leden in de gelegenheid omvragen te stel. Hier wordt geen gebruikt van gemaakt.

7. Verslag kascommissie
De voorzitter leest het verslag voor.
De commissie (Elske van Piembroek en Hans Zijlstra) geeft aan dat de administratie zeer overzichtelijk is en geeft daarom geen adviezen. Zij stelt de leden voor om het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde financieel beleid. Applaus.

8. Verslagen overige commissies.
De verslagen van de verschillende commissies staan op de website. De voorzitters van de commissies vragen aan de vergadering of er vragen over zijn.
Verslag TC: Geen vragen
Verslag JC: Geen vragen
Verslag Barcie: Geen vragen
Ook over de verslagen van de overige commissies worden geen vragen gesteld.

9. Samenstelling Bestuur
Jeugdcommissie:
Richard Lukken is aftredend en niet herkiesbaar. De Vz bedankt Richard voor zijn inzet de afgelopen jaren als lid en later Vz van de Jc. Totaal heeft Richard zich 8 jaar ingezet voor de jeugd. Richard krijgt een bos bloemen. Richard vertelt dat hij het met veel plezier heeft gedaan. Hij vindt het nu tijd voor andere dingen. Zijn kinderen zijn het jeugdtennis ontgroeit en daardoor wordt de feeling met het jeugdtennis voor hem minder. Het bestuur is op zoek naar een nieuwe Vz van de Jc.

Financiële commissie:
Ruud Minnema(vice Vz en financiële commissie) en Cees Elbers(penningmeester) treden af en zijn niet herkiesbaar. De Vz dankt beide heren voor hun inzet. Zij hebben 17 jaar lang alle stormen doorstaan en de financiën op orde gehouden. Zij krijgen een oorkonde van de KNLTB, waarvan zij de tekst voorlezen. Van de Vz krijgen zij een bos bloemen en een kadobon. De leden hebben een warm applaus over voor deze 2 kanjers. Nel Deudekom(financiële commissie) treedt ook af en krijgt een bos bloemen.
Het bestuur draagt Ad Riemslag voor als penningmeester. De leden gaan akkoord.
Het bestuur meldt dat Johan Jägers toetreedt tot de financiële commissie.
Ad stelt zich voor als nieuwe penningmeester. Hij breekt een lans voor alle vrijwilligers en vindt dat wij respect voor deze mensen moeten hebben. Hij geeft toe dat zijn rol als vrijwilligers coördinator niet heeft gebracht wat hij ervan hoopte. Hij wil wat voor de club blijven doen en neemt graag het penningmeesterschap op zich. Zijn 1e stap is om de financiële administratie uit te besteden. Dit kost ongeveer 1 dag per week en deze tijd heeft hij niet altijd.

Facilitair Manager:
Het bestuur draagt Nico Droog voor als facilitair manager. De leden gaan akkoord. Nico licht kort zijn motivatie toe.

Barcommissie:
Ellen van Oosterhout heeft haar functie van Vz van de barcie neergelegd Het bestuur is op zoek naar een nieuwe Vz van de barcie.

Pauze

Ad Riemslag neemt als Vz ad interim de taak van Joke na de pauze over.

10. Benoeming ATVD-‘er van het jaar.
Sylvia Sierhuis wordt ATVD’er van het jaar. De Vz geeft aan dat Sylvia zich altijd volledig inzet om de leden en de bezoekers zich als gast thuis te laten voelen in en om het clubhuis. Sylvia krijgt een bos bloemen. In haar dankwoord geeft Sylvia aan zeer vereerd te zijn.

11. Begroting 2017 en vaststellen contributies 2017.
Ad Riemslag licht de begroting voor 2017 toe. Hij geeft aan dat het bestuur er niet aan ontkomt om de prijzen te verhogen. Gezien de goede financiële situatie kan de stijging van de contributie,
en lesgelden beperkt worden gehouden.
De prijzen in de kantine zullen alleen stijgen als de inkoopprijs stijgt.

Voorstel van het bestuur:
- De contributie wordt met 2% verhoogd.
- De lesgelden worden van € 43,- naar € 43,50 verhoogt

Gezien de terugloop van het aantal leden is er een negatief saldo begroet van € 5000,- Gezien de huidige financiële situatie is dat acceptabel. We doen dit eenmalig om de drempel laag te houden en nieuwe leden (oa nieuwbouw De Sniep) aan te trekken.

Ko Oostenrijk: Kijk eens naar de clubs om ons heen. Wij hebben verreweg de laagste contributie.

Vraag van Martin van Gelder: Waar zitten de kosten voor het uitbesteden van de admie?
Antw: Ad geeft aan dat deze zijn verwerkt in de algemene kosten.

Vraag van Michael Boot: Weten jullie welke mensen stoppen en waarom?
Antw: Joke geeft aan dat de teruggang van de leden past in het landelijke beeld. Amsterdam is een uitzondering op deze trend.
Michael Boot: vooral jeugdleden vertrekken.
Antw: Joke geeft aan dat er een jeugdplan in de maak is dat hopelijk snel tot uitvoer komt. Hiermee willen we de jeugd meer bieden en langer vasthouden.

De vergadering gaat akkoord met de begroting voor 2017 en de voorgestelde verhogingen.

12. Voorstellen en mededelingen van het bestuur

1. Toernooi- en evenementenkalender 2017.
Toelichting van Leon Ellermeijer.
Leon geeft aan dat een aantal zaken naar voren zijn gehaald om leden te werven.
- Zaterdag 18 maart gaat het park open.
- Tennisles begint eind maart
- Het oktoberfest is geschrapt
- Uitwisselingstoernooi van de kalender
- De tropical night gaat naar 8 juli
- 50 plus toernooi ontbreekt nog, voorstel is naar de laatste week kindervakantie
- G-tennis toernooi wordt nog toegevoegd

Angela Zakrewski: Waar is het soep met ballen toernooi gebleven?
Antw Leon: Dit toernooi gaat naar eind oktober.
Michael Boot: Goed plan dat de familiedag naar voren is gehaald. Hij pleit voor meer ruimte in het tennisles schema zodat nieuwe leden tennisles kunnen nemen. Lukt dit niet dan gaan deze leden na 1 jaar weer weg.
Antw Leon: Dat is een hele uitdaging omdat de lesschema’s vaak al vol zijn. We kijken wat er mogelijk is.

2. Verplicht pinnen
Jolanda licht dit toe.
Het is vooral voor de veiligheid van onze leden en een hulpmiddel tegen fraude.
Er zijn inmiddels 1100 clubs die gebruik maken van het systeem dat wij volgend seizoen gaan gebruiken. We moeten meegaan met onze tijd en 100% pinnen hoort daarbij. Voor kinderen kan er geld op de tennispas worden gezet. Bezoekende clubs krijgen kaart waarop de consumpties worden bijgehouden, dit voorkomt misverstanden.
Linda Palmer: Hoe gaan we de bardiensten regelen bij de competitie en open toernooi.
Antw Jolanda: We gaan proberen om dan ervaren leden in te zetten.

3. Verplichte Automatische incasso van de contributie
Het innen van de contributie op de huidige manier is tijdrovend. Automatische incasso zorgt voor veel verlichting van de werkzaamheden. Een deel gaat op dit moment al via automatische incasso. Er waren vragen waarom de automatisch incasso al in januari wordt gedaan terwijl we pas eind maart kunnen tennissen. Ad licht toe dat dit te maken heeft met de termijn waarbinnen je nog mag storneren. We gaan de automatische incasso verplaatsen naar eind februari.

4. Het onderbrengen van de financiële administratie bij een externe partij
Dit is besproken bij de behandeling van de begroting voor 2017

13. Bezetting commissies
Technische commissie
Leon Ellermeijer, Jolanda Bruinsma
Jeugdcommissie:
Marijke Piersma, Paola Mioch,
Aftredend: Richard Lukken, Myrthe v.d. Zwart, Rafik Elbou Messaoudi
Toetredend: Erik Kemkes
Kascommissie:
Hans Zeilstra(reserve), Elske van Pienbroek en Marian Vijn
Aftredend: Hans Zeilstra, wordt reserve
Toetredend: José Kronenberg
Financiële commissie
Aftredend: Kees Elbers, Ruud minnema, Nel van Deudekom
Toetredend: Ad Riemslag, Johan Jägers
Barcommissie:
Arie van Os, Jolanda Bruinsma
Aftredend:Ellen van oosterhout, Sylvia Sierhuis
Toetredend: Anko Dings, Chris Stokkard
Sponsorcommissie:
Johan Jagers.
Aftredend: Joke Bouma
Redactiecommissie (Deze commissie valt nu onder de Communicatie commissie)
Johan Jagers, Julia Groenewold
Aftredend: Arjen de Vries
Communicatiecommissie
Julia Groenewold, Arjen de vries, Johan Jagers, Julia Groeneveld
Aftredend: Joke Bouma
Evenementencommissie
Angela Zakrzewski,
Aftredend: Mieke Endeveld, Elske van Piembroek, Yuri Ekker, Sylvia Klockenbrink
Toetredend: Roos Hegers

Open toernooicommissie
Leon Ellermeijer, Michael Boot, Janneke Schippers, Nick Verhagen, Justin Ottens, Peter Stuifzand, Gerry van Walsem.
Aftredend: Justin Ottens
Parkcommissie
Dick vd Berg, Chris Koster. Nico Droog, (assistentie wordt verleend door Guus Pappot, Joop Blom, Ben Nieuwenhuis, Wim Miltenburg, Age Anema en Jan Verhagen)
Aftredend: Jan Adriaanss
Commissie G-tennis
Kees Verhoeven, Susan vd Hilst, Nel van Deudekom, Marianne de Boer, Antoinette Verboon.
Vrijwilligers commissie (wordt opgeheven)
Aftredend: Ad Riemslag
Clubkampioenschappen commissie
Janneke schippers, Martine v.d. Linden, Sylvia Klokkenbrink, Nadia Zandwijken, Thijs Deline
Aftredend: Eveline Koekoek, Wil Visser

14. Jubilarissen ATVD.
25 jaar lid zijn:
Ad Riemslag, Rik Breuker, Rene Disseldorp, Johan Jägers, Jolanda Kamies, Herman Lange, Henk Stam, Mirjam Teng, Jan Verhagen, Stans Visch-kaplan, Henk Weert
40 jaar lid:
Josje Kronenberg

15. Rondvraag
Jeanette Piet: Hoe zit het met de afkoop van de bardienst dit zie ik nergens terug.
Antw: Dit gaat in een apart potje. Hieruit worden de leden betaald die extra bardienst doen. Er mag een maximaal bedrag per maand uitgekeerd worden aan betaalde bardiensten zonder dat je last met de fiscus krijgt.
Jeanette Piet: 70 – 75 jarigen zouden gevraagd worden, ik heb gehoord dat sommigen zich onder druk gezet voelen.
Antw: Joke geeft aan dat de hele groep persoonlijk is benaderd door Marcella Droog en Jolanda Bruinsma. Zover zij weet op een heel nette manier.

Marie Lou Ruhe: Welk bestuur gaat onderzoeken of er nog mogelijkheden zijn om door te gaan, is het niet beter om iemand van buitenaf in te schakelen.
Antw: Ad licht toe dat de ontwikkelingen nog heel vers zijn. We gaan erover praten.
Ad herinnert de leden er nog aan dat de nieuwjaarsreceptie op 8 januari plaats heeft.

16. Sluiting.
De vergadering wordt gesloten om 22. 50 uur.

Wilco van der Pol
Secretaris ATVD

 Hoofdsponsor


 

 Subsponsors